Organizator wypoczynku zgłasza wypoczynek przez system teleinformatyczny w bazie wypoczynku, korzystając z formularzy zamieszczonych na stronie Ministerstwa Edukacji i Nauki. Po wprowadzeniu danych przez organizatora wypoczynku i jego zatwierdzeniu lub podpisaniu uwierzytelnionym podpisem, system (automatycznie) przekierowuje formularz zgłoszenia do kuratora oświaty, właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania organizatora wypoczynku. Kurator oświaty w przypadku prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszenia wypoczynku, akceptuje go, co powoduje (automatyczne) zamieszczenie formularza w bazie wypoczynku i powiadomienie organizatora. Po akceptacji formularza przez kuratora oświaty, system (automatycznie)  przesyła go odpowiednio do kuratora oświaty na ternie, którego będzie zorganizowany dany wypoczynek oraz do powiatowego inspektora sanitarnego (sanepidu) i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej na terenie, którego będzie zlokalizowany wypoczynek dzieci i młodzieży.

Sprawdzić, czy wypoczynek został zarejestrowany można zarówno w bazie wypoczynku wpisując dane (np. nazwę organizatora, miejscowość wypoczynku, datę jak również w kuratorium oświaty, w którym dokonano zgłoszenia wypoczynku.