Organizator wypoczynku przechowuje dokumentację dotyczącą zgłoszenia wypoczynku i dokumentację wypoczynku, w tym kopie dokumentów poświadczających niekaralność i kwalifikacje zatrudnianej kadry - przez 5 lat, od dnia usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku (art. 92h ust. 4 ustawy o systemie oświaty).

Zgłoszenia usuwa się z bazy wypoczynku:

• po upływie 30 dni od dnia zakończenia ferii zimowych – w przypadku wypoczynku organizowanego w czasie zimowej przerwy świątecznej i ferii zimowych w danym roku szkolnym;
• po upływie 30 dni od dnia zakończenia ferii letnich – w przypadku wypoczynku organizowanego w czasie wiosennej przerwy świątecznej i ferii letnich w danym roku szkolnym.